Wochenbericht für die Baustelle: Was rein muss, Vorlage – und wie er sich selbst schreibt

Freitagnachmittag, der Bauherr schreibt: „Wie weit sind wir?" Der Bauleiter tippt aus dem Kopf drei Sätze zurück. Zwei Wochen später heißt es: „Davon wusste ich nichts." Der Wochenbericht ist die Antwort auf beides – er informiert, und er dokumentiert, dass informiert wurde.

Dieser Beitrag zeigt, was in einen Wochenbericht gehört, wie eine Vorlage aussieht, die in fünf Minuten gelesen ist, und wie der Bericht aus dem entsteht, was auf der Baustelle sowieso erfasst wird.

Wozu ein Wochenbericht – drei Empfänger, ein Dokument

Bauherr oder Auftraggeber. Er sieht Fortschritt, Fotos, offene Entscheidungen. Wer wöchentlich informiert wird, ruft weniger an – und kann später schwer behaupten, von einer Verzögerung nichts gewusst zu haben. Der zugestellte Bericht ist ein Beleg, kein Ersatz für die förmliche Behinderungsanzeige nach § 6 Abs. 1 VOB/B, aber ihre beste Vorbereitung.

Dein Büro. Stunden je Baustelle, Material, Stand der Leistungen – die Grundlage für Abschlagsrechnungen (§ 16 Abs. 1 VOB/B) und Nachkalkulation, ohne dass jemand den Bauleiter anrufen muss.

Du selbst. Fünf Baustellen, fünf Berichte, zwanzig Minuten am Montag: Du weißt, wo es hakt, bevor es teuer wird.

Was in den Wochenbericht gehört

Was nicht hineingehört: interne Kosten, Stundenlöhne, Notizen über den Bauherrn, Streit mit Subunternehmern. Der Bericht an den Bauherrn ist ein Kundendokument. Für das Büro gibt es die interne Version mit Kosten.

Vorlage: Der Wochenbericht auf einer Seite

WOCHENBERICHT KW 38 · 14.09.–20.09.2026
Projekt: [Projektname] · [Adresse] · Verfasser: [Name]

FORTSCHRITT
Mo  [Leistung, Ort, Menge]
Di  …
Mi  …
Do  …
Fr  …
Stand: [Bauabschnitt] zu [xx] % · Gesamt zu [xx] %

PERSONAL UND ZEITEN
[n] Mitarbeiter · Arbeit [hh:mm] · Fahrt [hh:mm]
Subunternehmer: [Gewerk, Firma, Tage]

MATERIAL
Geliefert: [Datum, Lieferung] · Offen: [Lieferung, erwartet am]

WETTER
[Tage mit Auswirkung, z. B. Do Regen – Außenarbeiten ausgesetzt]

MÄNGEL UND BEHINDERUNGEN
Neu: [Punkt, Gewerk, Frist] · Erledigt: [Punkt] · Offen: [Punkt, seit]

FOTOS
[4–8 Bilder mit Datum]

OFFENE ENTSCHEIDUNGEN
[Entscheidung] – bitte bis [Datum]

AUSBLICK KW 39
[Geplante Leistungen, Gewerke, Voraussetzungen]

Diese Vorlage kannst du in Word oder als Formular nutzen. Der Haken: Jemand muss sie jeden Freitag ausfüllen, aus Tagebuch, Stundenzetteln, Fotos und Gedächtnis. Das dauert 30 bis 60 Minuten pro Baustelle – oder es passiert nicht.

Wie der Bericht sich selbst schreibt

Alles, was in der Tabelle oben steht, hat eine Quelle, die im Betrieb sowieso geführt wird oder geführt werden sollte: Bautagebuch, Zeiterfassung, Mängelliste, Fotos, Wetter. Wenn diese Quellen in einem System liegen, ist der Wochenbericht eine Zusammenfassung, keine Schreibarbeit.

So läuft es mit dem Bautagebuch von PROSERV-O:

1. Über die Woche entstehen Tagebucheinträge (per Sprachnotiz), Fotos, gestempelte Zeiten und Mängel – auf der Baustelle, auf dem Handy.
2. Freitag drückt der Bauleiter „Wochenbericht erstellen". Die App fasst Tagebucheinträge, Zeiten, Mängel und Fotos der Kalenderwoche zusammen; die Formulierung des Fortschritts übernimmt ein Sprachmodell aus den Einträgen – der Bauleiter liest drüber und ändert, was nicht passt.
3. Der Bericht liegt als PDF im Projekt unter „Dateien". Von dort geht er per Mail an den Bauherrn; die Mail mit Datum ist dein Zustellnachweis, das PDF im Projekt die Version von damals.

Aufwand: fünf Minuten pro Baustelle statt einer Stunde. Und der Bericht ist vollständig, weil er nicht aus dem Gedächtnis kommt.

Häufige Fehler

Zu viel. 30 Fotos und jede Schraube. Der Bauherr liest es nicht, das Büro auch nicht. Acht Fotos, eine Seite.

Zu spät. Der Bericht für KW 38 kommt in KW 40. Dann hat er keinen Wert mehr, weder für Entscheidungen noch als Beleg.

Keine offenen Entscheidungen. Der wichtigste Abschnitt fehlt am häufigsten. Wenn der Bauherr bis Mittwoch die Fliesen aussuchen muss, gehört das in den Bericht – mit Datum.

Behinderung nur im Bericht. Ein Satz im Wochenbericht ersetzt die Behinderungsanzeige nicht. Bericht und Anzeige gehören zusammen: Anzeige sofort, Bericht als Nachweis, dass der Bauherr laufend informiert war.

Kein Verlauf. Berichte nachträglich ändern, ohne dass es sichtbar ist. Wenn du später belegen willst, was du am 19.09. geschrieben hast, muss die Version von damals unverändert vorliegen.

Häufige Fragen

Wo anfangen?

Nimm die Vorlage oben, fülle sie für eine Baustelle am nächsten Freitag aus und stoppe die Zeit. Wenn du bei 30 Minuten oder mehr liegst, ist der Bericht ein Kandidat für die Automatisierung – und meistens fehlt dann nur, dass Tagebuch und Zeiten im selben System liegen.

PROSERV-O App 14 Tage kostenlos testen – Bautagebuch, Zeiterfassung, Mängel und Wochenbericht in einer App, ohne Einführungsprojekt. Fragen: 0155 6291 0764.

Hinweis: Rechtsstand 23.09.2026, keine Rechtsberatung. Normen: § 6 Abs. 1, § 16 Abs. 1 VOB/B.