PROSERV-O – Workflow-Automatisierung und Projektmanagement

    Für Immobilienverwalter

    Deine Hausverwaltung verdient bessere Prozesse als E-Mail und Excel

    Wir digitalisieren deine Immobilienverwaltung – von der Mieteranfrage über die Auftragsvergabe bis zur Dokumentation. Automatisiert, nachvollziehbar und ohne eigene IT-Abteilung. KI-gestützte Workflows ersetzen Excel, E-Mail-Chaos und Papierprozesse.

    Immobilienverwaltung digitalisieren – ohne eigene IT

    Wir digitalisieren deine Hausverwaltung Schritt für Schritt – von der Mieteranfrage über die Auftragsvergabe bis zur Dokumentation. Ohne Systemwechsel, ohne monatelange Einführung.

    Kostenloses Erstgespräch buchen

    Der Status quo

    Kommt dir das bekannt vor?

    Im Alltag einer Hausverwaltung laufen dutzende Vorgänge gleichzeitig – Schadensmeldungen, Handwerkeraufträge, Eigentümeranfragen, Abrechnungen. Und meistens über die immer gleichen Kanäle: E-Mail, Telefon, Excel und im schlimmsten Fall Papier. Das Ergebnis: Aufträge gehen unter, Informationen fehlen, und Rückfragen kosten Zeit, die niemand hat.

    Mieterkommunikation ist ein Zeitfresser

    Anfragen kommen per E-Mail, Telefon und teilweise per Brief. Jede Meldung muss manuell gesichtet, zugeordnet und weitergeleitet werden. Rückfragen zum Status landen wieder bei dir. Schadensmeldungen lassen sich automatisieren – vom Eingang bis zur Erledigung, ohne manuelles Eingreifen.

    Auftragsvergabe ohne System

    Handwerkeraufträge werden per E-Mail oder Telefon vergeben. Wer hat wann was beauftragt? Wer hat zugesagt? Wurde es erledigt? Die Antworten stehen in verschiedenen Postfächern – oder nirgends. Viele Verwalter suchen nach einem Weg, endlich Excel in der Hausverwaltung abzulösen – und genau hier setzen wir an.

    Dokumentation ist lückenhaft

    Gesprächsnotizen, Fotos, Angebote, Rechnungen – alles verteilt auf Ordner, E-Mails und lokale Festplatten. Bei einer Rückfrage vom Eigentümer brauchst du 20 Minuten, um den Vorgang zu rekonstruieren.

    Kein Überblick über laufende Vorgänge

    Wie viele offene Schadensmeldungen gibt es gerade? Welche Aufträge sind überfällig? Ohne ein zentrales System fehlt die Übersicht – und damit die Kontrolle.

    Die Lösung

    So digitalisieren wir deine Hausverwaltung

    PROSERV-O baut für deine Verwaltung digitale Workflows, die deinen Alltag spürbar entlasten. Keine Standardsoftware von der Stange, sondern Prozesse, die zu deiner Arbeitsweise passen.

    Automatische Aufnahme & Weiterleitung von Meldungen

    Mieteranfragen werden strukturiert erfasst und automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet – an den zuständigen Mitarbeiter oder direkt an den Handwerker. Ohne manuelles Sortieren. Die Workflow-Automatisierung in der Immobilienverwaltung spart pro Woche mehrere Stunden – ab dem ersten Tag.

    Digitale Auftragsvergabe mit Nachverfolgung

    Aufträge werden digital erstellt, versendet und nachverfolgt. Du siehst jederzeit den Status: erteilt, angenommen, in Arbeit, erledigt. Kein Nachfragen mehr per Telefon.

    Zentrale Dokumentation pro Vorgang

    Alle Informationen zu einem Vorgang – Meldung, Fotos, Angebot, Rechnung, Kommunikation – liegen an einem Ort. Nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.

    KI-gestützte Übersichten & Reports

    Automatisch generierte Berichte zeigen dir, wie viele Vorgänge offen sind, welche überfällig werden und wo es hakt. Ohne manuelles Zusammentragen. So funktioniert moderne KI in der Hausverwaltung.

    So funktioniert's

    In drei Schritten zu digitalen Prozessen

    1

    Analyse (kostenlos)

    In einem 30-Minuten-Gespräch schauen wir uns gemeinsam deine aktuellen Abläufe an und identifizieren den größten Engpass.

    2

    Konzept & Aufbau

    Wir entwickeln deine individuellen Workflows und setzen sie auf. Du testest, wir passen an – bis alles sitzt.

    3

    Laufender Betrieb

    Deine Prozesse laufen digital. Bei Bedarf erweitern wir – z. B. um Eigentümer-Portale oder automatisierte Abrechnungsvorlagen.

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    Der erste Schritt

    Welcher Prozess kostet dich die meiste Zeit?

    In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch finden wir es heraus – und zeigen dir, wie der Ablauf digital aussehen könnte.

    Kostenloses Erstgespräch buchen

    Kostenlos, unverbindlich – du gehst mit 2–3 konkreten Automatisierungsideen raus.

    Termin passt nicht? Ruf kurz an oder schreib mir: 0155 6291 0764 · kontakt@proserv-o.de