Standort beim Stempeln: Was Handwerksbetriebe dürfen – und was nicht

Die Frage kommt in fast jedem Gespräch mit Handwerksbetrieben: „Meine Leute fahren von zu Hause direkt zur Baustelle. Kann ich sehen, ob sie wirklich um sieben dort waren?" Die Antwort ist ja – aber nicht so, wie viele es sich vorstellen. Ein Punkt auf der Karte beim Stempeln ist erlaubt. Ein Punkt auf der Karte den ganzen Tag ist es in der Regel nicht.

Dieser Beitrag erklärt, wo die Grenze liegt, welche Regeln gelten und wie du die Standortprüfung so einführst, dass sie vor der Aufsichtsbehörde und vor deinen Mitarbeitern Bestand hat.

Zwei Dinge auseinanderhalten: Standortprüfung und Ortung

Standortprüfung beim Stempeln heißt: Der Mitarbeiter drückt auf „Arbeit starten", die App fragt einmal den Standort ab, vergleicht ihn mit der Baustellenadresse und speichert „innerhalb 150 m" oder „außerhalb". Danach passiert nichts mehr, bis er „Ende" drückt.

Ortung (Tracking) heißt: Das Gerät sendet laufend seine Position, der Chef kann jederzeit sehen, wo wer ist – auch in der Pause, auch auf dem Heimweg, auch beim Arzt.

Das erste ist eine Plausibilitätsprüfung für die Zeiterfassung. Das zweite ist Überwachung. Datenschutzrechtlich liegen Welten dazwischen.

Die Rechtsgrundlagen in Kürze

DSGVO. Standortdaten sind personenbezogene Daten. Jede Verarbeitung braucht einen Zweck und eine Rechtsgrundlage (Art. 5 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Für die Zeiterfassung selbst ist das einfach: Du bist gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten aufzuzeichnen (§ 17 Abs. 1 MiLoG für das Baugewerbe, § 16 Abs. 2 ArbZG, BAG 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für die Standortprüfung als Zusatz kommt das berechtigte Interesse in Frage (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Du willst wissen, ob die gestempelte Zeit zur Baustelle gehört, weil du sie dem Kunden berechnest und dem Zoll nachweist. Das Interesse ist legitim, muss aber gegen das Interesse des Mitarbeiters abgewogen werden. Die Abwägung geht nur auf, wenn die Prüfung auf das Minimum beschränkt ist – Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c): ein Zeitpunkt, ein Abgleich, kein Bewegungsprofil.

§ 26 BDSG. Die deutsche Sondervorschrift für Beschäftigtendaten erlaubt Verarbeitung, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Seit der EuGH-Entscheidung C-34/21 vom 30.03.2023 gilt sie nicht mehr als tragfähige alleinige Grundlage; stütze dich auf Art. 6 DSGVO und nenne § 26 BDSG ergänzend.

Einwilligung? Im Arbeitsverhältnis heikel, weil die Freiwilligkeit fraglich ist (§ 26 Abs. 2 BDSG). Baue die Standortprüfung nicht auf Einwilligung, sondern auf Erforderlichkeit und berechtigtes Interesse – und lass dem Mitarbeiter trotzdem die Wahl: Wer die Standortfreigabe verweigert, kann weiterhin stempeln, der Eintrag wird als „ohne Standort" gekennzeichnet. Das ist kein Nachteil für die Zeiterfassung und macht die Prüfung verhältnismäßig.

Informationspflicht. Vor dem ersten Stempeln muss der Mitarbeiter wissen, was erfasst wird, wozu, wie lange und wer es sieht (Art. 13 DSGVO). Ein einseitiges Informationsblatt reicht, wenn es klar ist. Die Passage gehört auch in deine Datenschutzerklärung.

Betriebsrat. Gibt es einen, hat er mitzubestimmen: Eine App, die Standorte erfasst, ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, das Verhalten der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Betriebsvereinbarung vor Einführung. In den meisten Handwerksbetrieben unter 20 Leuten gibt es keinen Betriebsrat – dann entfällt der Punkt, nicht aber die Information der Mitarbeiter.

Datenschutz-Folgenabschätzung. Die Datenschutzkonferenz führt die Geolokalisierung von Beschäftigten in ihrer Liste der Verarbeitungen, für die eine Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO Pflicht ist. Das klingt nach Papier, ist bei einer einmaligen Prüfung beim Stempeln aber in zwei Seiten erledigt: Zweck, Daten, Risiko, Maßnahmen. Für Dauer-Tracking wird dieselbe Prüfung kaum positiv ausgehen.

Wo die Grenze konkret liegt

Ein Sonderfall: Fahrten. Wenn der Mitarbeiter von zu Hause zur Baustelle fährt und „Fahrt" stempelt, ist der Startpunkt sein Wohnort. Das ist eine personenbezogene Angabe, die du eigentlich schon kennst – trotzdem gehört sie in die Information, und die App sollte den Startpunkt einer Fahrt nur als „außerhalb der Baustelle" speichern, nicht als Adresse anzeigen.

Wie die Standortprüfung in der PROSERV-O App gelöst ist

Wir haben die Zeiterfassung so gebaut, dass die Abwägung von vornherein aufgeht:

• Standort nur beim Stempeln – einmal bei Start, einmal bei Ende. Dazwischen keine Abfrage, keine Hintergrund-Ortung, technisch nicht vorgesehen.
• Gespeichert werden Koordinaten, Messgenauigkeit und das Ergebnis „innerhalb / außerhalb des Baustellenradius" (Standard 150 m plus Messgenauigkeit). Kein Bewegungsprofil.
• Der Mitarbeiter sieht in der App genau die Daten, die über ihn gespeichert sind, und muss die Information zur Zeiterfassung einmal bestätigen, bevor er das erste Mal stempelt.
• Ohne Standortfreigabe funktioniert das Stempeln weiter; der Eintrag trägt den Vermerk „ohne Standort".
• Nachträge sind erlaubt, aber gekennzeichnet und begründet; jede Änderung hat einen Verlauf.
• Löschung nach zwei Jahren ab dem Tag der Aufzeichnung (§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG). Daten liegen in einem Rechenzentrum in Irland (EU).

Für dich als Chef heißt das: Du siehst, ob die gestempelten acht Stunden zur Baustelle gehören. Du siehst nicht, wo dein Mitarbeiter mittags war. Genau das brauchst du für Lohnbüro und Zollprüfung – und nur das darfst du.

So funktioniert die Zeiterfassung im Detail → · Alle Funktionen der App →

Einführung in vier Schritten

1. Information schreiben. Eine Seite: Was wird erfasst (Zeit, Zeitart, Projekt, Standort bei Start/Ende), wozu (Nachweis nach MiLoG/ArbZG, Zuordnung zur Baustelle), Rechtsgrundlage, Speicherdauer, wer sieht was, Rechte des Mitarbeiters. Aushändigen, Empfang bestätigen lassen.
2. Datenschutzerklärung ergänzen – Abschnitt Zeiterfassung und Standort. Wenn du eine App eines Anbieters nutzt, prüfe seinen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und den Serverstandort.
3. Folgenabschätzung kurz dokumentieren: Zweck, Daten, Risiko (Bewegungsprofil ausgeschlossen, weil nur Zeitpunkte), Maßnahmen (Transparenz, Löschfrist, Zugriff nur Bauleiter/Büro).
4. Betriebsrat einbinden, falls vorhanden. Danach starten – mit einer Baustelle, zwei Wochen, dann alle.

Häufige Fragen

Fazit

Standort beim Stempeln ist erlaubt, sinnvoll und für deine Leute zumutbar, wenn er auf den Moment beschränkt bleibt, transparent eingeführt wird und niemand gezwungen ist. Alles darüber hinaus ist Überwachung und fällt bei der ersten Prüfung. Bau die Zeiterfassung so, dass die Frage gar nicht aufkommt.

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Hinweis: Rechtsstand 23.09.2026, keine Rechtsberatung. Normen: Art. 5 Abs. 1 lit. b und c, Art. 6 Abs. 1 lit. c und f, Art. 13, Art. 28, Art. 35, Art. 83 DSGVO; § 26 BDSG; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; § 17 Abs. 1 MiLoG; § 16 Abs. 2 ArbZG; BAG 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH 30.03.2023 – C-34/21. Liste der Datenschutzkonferenz zu Verarbeitungen mit Pflicht zur Folgenabschätzung (Geolokalisierung von Beschäftigten). Für den eigenen Betrieb bitte Datenschutzberater oder Anwalt prüfen lassen.