E-Rechnung im Handwerk: Fristen 2027 und 2028 – und was du bis dahin umstellst

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das hat kaum jemand gemerkt, weil eine PDF im Postfach genauso aussieht wie vorher. Ab 2027 dreht sich das: Dann musst du selbst E-Rechnungen ausstellen – erst die größeren Betriebe, ab 2028 alle. Eine PDF ist dann keine Rechnung mehr, sondern ein Bild.

Dieser Beitrag klärt, was für Handwerksbetriebe gilt, wer ausgenommen ist, und warum die Umstellung die Gelegenheit ist, den Rechnungseingang gleich mit zu automatisieren.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm ohne Abtippen einlesen kann (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: reines XML, ohne Bild. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931): eine PDF, in der das XML eingebettet ist. Du siehst die gewohnte Rechnung, das Programm liest die Daten.

Keine E-Rechnung sind: eine PDF ohne eingebettetes XML, ein Scan, eine Word-Datei, eine Rechnung auf Papier. Die gelten seit 2025 als „sonstige Rechnung“ und dürfen im B2B-Bereich nur noch in der Übergangszeit ausgestellt werden.

Wichtig aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Maßgeblich ist allein der strukturierte Teil. Wenn das XML einen anderen Betrag enthält als die PDF, gilt das XML. Fehlen im XML Pflichtangaben (Steuernummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung), ist der Vorsteuerabzug des Kunden in Gefahr – auch wenn die PDF gut aussieht.

Die Fristen

Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 1 und 2 UStG, Übergangsregelung § 27 Abs. 38 UStG. Bis Ende 2026 darfst du für B2B-Umsätze noch Papier oder PDF ausstellen; PDF allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Bis Ende 2027 dürfen Betriebe unter der 800.000-€-Grenze weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.

Wer ausgenommen ist

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmern im Inland. Ein Bad für Familie Müller darfst du weiter als PDF oder Papier abrechnen. Sobald der Kunde ein Unternehmen ist – Hausverwaltung, GmbH, Bauträger, ein anderer Handwerker als Sub –, gilt die Pflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), dürfen aber – und müssen sie empfangen können.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Für den typischen Handwerksbetrieb heißt das: Privatkunden bleiben wie bisher. Rechnungen an Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer und Firmenkunden werden E-Rechnungen. Und der Rechnungseingang von Großhandel, Subunternehmern und Lieferanten kommt schon heute zunehmend als ZUGFeRD oder XRechnung.

Was du bis Ende 2026 klären solltest

1. Rechnungsausgang. Kann dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgeben? Die meisten aktuellen Programme können es, oft ist die Funktion nur nicht eingeschaltet. Prüfe eine Testrechnung mit einem Validierer (das BMF empfiehlt die Prüfung ausdrücklich, siehe Schreiben vom 15.10.2025) – nicht nur, ob die Datei entsteht, sondern ob Steuernummer, Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung im XML stehen.
2. Rechnungseingang. Wo kommen Rechnungen heute an? Meist in drei Postfächern, auf Papier und in WhatsApp. Für E-Rechnungen brauchst du eine Adresse (z. B. rechnungen@…), an die alle Lieferanten schicken, und einen Weg, das XML zu lesen. Ohne Programm siehst du bei einer XRechnung nur Code.
3. Aufbewahrung. Die E-Rechnung muss im Original – also der strukturierte Datensatz – unverändert acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO, Stand 2025). Ein Ausdruck reicht nicht. Der Ordner „Rechnungen 2027“ auf dem Bürorechner ist kein Archiv, wenn die Datei dort bearbeitet oder gelöscht werden kann.
4. Verfahrensdokumentation. Ein kurzes Papier, wie Rechnungen bei dir eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Die Finanzverwaltung erwartet das nach den GoBD; das BMF-Schreiben 2025 betont es für E-Rechnungen noch einmal. Zwei Seiten reichen.
5. Steuerberater fragen. Welches Format bevorzugt die Kanzlei, wie kommen die Rechnungen dorthin (DATEV Unternehmen online, Upload, Schnittstelle)? Die Umstellung ist der Moment, den Belegtransfer gleich zu regeln.

Der eigentliche Gewinn: Rechnungseingang ohne Abtippen

Die Pflicht klingt nach Aufwand. Für den Rechnungseingang ist sie das Gegenteil. Eine E-Rechnung enthält Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze – maschinenlesbar. Was heute jemand im Büro abtippt oder an den Steuerberater weiterleitet, kann automatisch laufen:

1. Rechnung kommt im Postfach an (E-Mail-Anhang, XML oder ZUGFeRD-PDF).
2. Die Automatisierung liest die Daten aus, prüft Format und Pflichtangaben und legt die Rechnung mit Projekt- oder Kostenstellenzuordnung ab.
3. Du bekommst eine Liste zur Freigabe: Lieferant, Betrag, Projekt, Fälligkeit. Ein Klick.
4. Freigegebene Rechnungen gehen in die Buchhaltung oder an die Kanzlei – im Original, unverändert, mit Prüfprotokoll.
5. Papierrechnungen, die noch kommen, werden gescannt, ausgelesen und im selben Ablauf behandelt.

Das ist genau die Art Prozess, die wir bei PROSERV-O für Betriebe ohne IT-Abteilung bauen – mit den Werkzeugen, die du schon hast, in zwei bis drei Wochen statt in einem Projekt. Wo der Rechnungseingang in der Reihenfolge steht, wenn du den ganzen Betrieb umstellst, steht auf der Seite Handwerksbetrieb digitalisieren. Was wir sonst noch übernehmen, steht unter Leistungen. Und wenn du wissen willst, wie viele Stunden dein Büro heute mit Rechnungen verbringt, hilft der Zeitfresser-Test in fünf Minuten.

Häufige Fragen

Fazit

Die Fristen sind fest: 2027 für Betriebe über 800.000 € Umsatz, 2028 für alle. Der Rechnungsausgang ist meist ein Häkchen im Programm. Der Rechnungseingang ist der Punkt, an dem du Zeit gewinnst – wenn du ihn jetzt automatisierst statt 2028 unter Druck.

Wenn du wissen willst, wie das bei dir konkret aussieht: kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten, du gehst mit zwei bis drei Automatisierungsideen raus.

Hinweis: Rechtsstand 23.09.2026, keine Steuerberatung. Normen: § 14 Abs. 1 und 2, § 14b, § 27 Abs. 38 UStG; §§ 33, 34, 34a UStDV; § 147 Abs. 3 AO; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung; EN 16931. Steuerliche Fragen für deinen Betrieb klärt dein Steuerberater.